Internet ha supuesto una auténtica revolución en como gestionamos nuestras empresas hoy en día. Si en su día ya nos pareció algo sorprendente lo de disponer de una máquina que, conectada a una línea telefónica, nos permitía poder mandar y recibir documentos y fotografías, eso que, recordaréis los ya no tan jóvenes, Bill Clinton llamó “autopistas de la información” supuso un no va más. Y es un no va más al que aún no parece vérsele un final.
Una de las herramientas más útiles con las que contamos hoy en día es con el correo electrónico. Sin duda, una de las mejores pero, sin duda también, me atrevo a decir una de las que más nos complican la vida.
La cuestión es que entre una cosa y otra las jornadas laborales de 8 horas y las semanas de 40 horas, al menos en mi caso, parecen cosa de otra dimensión. Nadie me ha obligado, por supuesto pero el trabajo es cómo es y uno es cómo es. Este loco y apasionante mundo de la hostelería…engancha. Y lo malo es que si no había suficiente con la cantidad de trabajo que uno tiene…se busca más.
Así que entre darle vueltas a la cabeza, buscando una forma de rentabilizar mejor mi tiempo, para poder hacer, además, aquellas cosas que me gustan, no agobiarme más de la cuenta y, porque no decirlo, ser más razonablemente productivo, me di a la busca y captura de cómo conseguir gestionar mejor mi tiempo.
Recordé que, como buen seguidor de la revista Emprendedores, tenía por ahí guardado ciertos dossiers, siendo uno de ellos el dedicado a esta materia. Así que me dispuse a echarle un vistazo, repasar lo que hacía algunos años había ya leído, mezclarlo con algún otro hallazgo por esas redes de Dios y darle el toque final con, me temo, mis manías personales. Así que a partir de aquí vienen mis desvaríos.
Ser productivo no depende de más horas sino de gestionar mejor.-
Bien. El título promete. Al menos yo me planteo si es que no sé gestionar mejor el tiempo o que simplemente es imposible. Hagámonos algunas preguntas:
• ¿Sabemos aprovechar el tiempo?
• ¿Sabemos organizarnos?
• ¿En qué empleamos las horas de nuestra jornada laboral?
• ¿Controlamos el tiempo o nos controla él a nosotros?
• Imprevistos ¿Qué hacemos?
Muchas empresas y profesionales se centran más en ver como se incrementa la jornada laboral en lugar de analizar a fondo sus procesos y en buscar fórmulas que les permitan gestionar de forma más eficaz el tiempo.
Las horas no se pueden dilatar pero sí que ahorrando de aquí y gastando de allá podemos hacer que nos cundan más.
Si queremos ser más efectivos no podemos dejar nuestra jornada al azar, debemos planificarla y marcarnos los objetivos del día, de la semana, del mes. Anotemos en nuestra agenda o, como es mi caso, en la agenda de Outlook, los objetivos, tareas, pendientes que nos marcamos (es fundamental llevarlo registrado para poder hacer modificaciones y correcciones siempre que sea necesario). Y pongámosle fechas de finalización. Esta siempre se podrá modificar si es necesario aunque conviene no tomarlo como una costumbre pues volveríamos a caer en el error que intentamos corregir.
A continuación podemos desgranar cada uno de estos objetivos en pequeñas tareas para que nos resulte más fácil darles seguimiento. A cada una le asignaremos también el tiempo que prevemos necesitaremos para hacerla. Y fundamental, tenemos que marcarnos un “kit kat” cada cierto tiempo, digamos cada hora y media o dos horas, para relajarnos o para hacer tareas menos complicadas o no tan urgentes.
Cómo controlar nuestra jornada.-
Objetivos alcanzables a corto y medio plazo. La mejor manera de planificar es hacerlo por escrito. Una vez más, Outlook es una herramienta eficaz aunque, obviamente hay otras. Lo que no se anota, lo que se deja a merced de la memoria, tiene muchas posibilidades de perderse en el olvido. Un plan por escrito automotiva y conlleva menos distracciones, proporciona mayor concentración ya que cuando algo nos desvíe de nuestros objetivos, la planificación escrita se encargará de recordarnos cuál es el lugar exacto al que queremos llegar, cual es la tarea que queremos terminar.
Limpieza y orden. Para ser un buen gestor es una de las primeras reglas. Seguro que la mitad de los papeles que hay en nuestra mesa hace tiempo que duerme ahí, sin que les preste la más mínima atención. Mejor archivarlos o, si ya no nos son útiles, simplemente tirarlos o reciclarlos. Por supuesto, después de revisar todo el material y clasificarlo en carpetas. Lo mismo aplica si trabajamos “sólo” con el ordenador. Abramos otra carpeta o marquemos aquellas tareas que no son urgentes ni importantes de inmediato. A medida que vayamos terminando tareas importantes previstas, podemos ir revisando, en momentos libres o en esos períodos de “kit kat “de los temas importantes, la carpeta de pendientes y valoremos cuales pasan a ser importantes o urgentes.
Una vez todo en orden, conviene verificar que tenemos todo aquello que vamos a necesitar para el desarrollo de nuestra actividad, desde grapas y clips, hasta los elementos tecnológicos. Una vez más, aprovechemos los tiempos muertos para revisar, de vez en cuando, si falta algo.
¿Cuándo hacer qué y a qué hora?.
No es esto una regla exacta pero nos puede ayudar para saber cuándo es el mejor momento para hacer determinadas tareas. Es decir, cuando seremos más productivos por estar física y mentalmente más despiertos. Debemos analizar a qué horas estamos más centrados o tenemos menos interrupciones.
¿Qué tenemos que hacer en los próximos…?.
Cómo comentaba antes, marquémonos objetivos alcanzables que deseemos o tengamos que hacer en el corto y medio plazo. Hay muchas formas de organizar las agendas (por semanas, meses, colores, importancia y urgencia, por temas, etc.). Debemos buscar la forma que mejor se adapte a nuestra actividad o, me atrevería a decir, a nuestra manera de ser y manías personales.
¿Qué agenda?
Sea de papel, electrónica o usando el programa de turno de nuestro ordenador, como el ya mencionado Outlook. Vale la pena diseñar un dietario semanal que nos permita ver, de un solo vistazo, todos los días de la semana. Anotemos todos los proyectos que tengamos previstos atacar durante la semana. Outlook nos permite hacer esto perfectamente y, además, nos permite programar las alertas para que podamos ir dándole seguimiento a cada una de estas tareas en sucesivos días o semanas.
Después cada uno de los días de la semana debe contar con su propia hoja y cada uno de estos días debe estar fraccionado en horas. Cada una de las respectivas acciones debe ir anotada en sus respectivos huecos. En el caso de Outlook, cualquier modificación en la tarea la actualiza automáticamente en todos los campos. Siempre refiriéndonos a Outlook es importante hacer uso de la posibilidad de programar la hora de inicio y de finalización para, por supuesto, ceñirse al máximo a ella. Y siguiendo con el programa de ordenador, en el archivo de cada una de las tareas deberemos ir anotando todo lo que tenga relación con la misma.
Hay quien, además de una agenda de papel o la del ordenador, utiliza una agenda electrónica o, mucho más comúnmente, la agenda del teléfono móvil de última generación cómo un IPhone o una Blackberry. El tener sincronizadas las agendas del ordenador y del teléfono móvil permite tener en ambas cualquier cambio o modificación en cualquier tarea. Además pueden activarse alertas
¿Cuánto tiempo reservo para…?
A la hora de repartirnos los tiempos de la jornada laboral para cada una de las tareas es importante no saturarse, intentar compensar las mañanas y las tardes y unos días con otros, sobre todo para no tener franjas horarias o días de frenética y otros de excesiva relajación.
Esto ya lo he hecho y ahora toca… Es muy importante revisar cada día y cada semana la relación de proyectos y tareas activas para saber qué cosas hemos hecho y poder añadir otras nuevas. Aunque lo más probable es que vayamos quitando de dicha relación las tareas según vayamos cumpliéndolas y añadiendo aquellas que vayan surgiendo nuevas. Una buena opción es reservar un rato al final de la jornada y al final de la semana para revisar lo que hemos hecho durante el día y durante la semana y reorganizar nuestra agenda de acuerdo a eso y a lo que tengamos aún pendiente. Con experiencia suficiente esto puede llevar unos pocos minutos.
Aunque hayamos tenido la oportunidad de utilizar el mejor sistema de gestión de nuestro tiempo, es imposible evitar que nuestros proyectos y tareas sufran modificaciones al verse afectadas por factores externos y ajenos a nosotros. No hay que preocuparse, o no demasiado. La clave es estar preparado. Por eso es importante y deseable no sobrecargar los días de tareas lo que nos permitirá recolocar las que hayan saltado de día o semana o las que tengamos que haber ido retrasando por diversas causas.
¿Qué es más prioritario, lo importante o lo urgente?
Tener esto es claro es fundamental para no perder el tiempo en hacer cosas secundarias. Lo lógico sería hacer primero lo importante porque del cumplimiento de las tareas consideradas como importantes depende el cumplimiento de un objetivo establecido con antelación. Después lo urgente porque puede ocurrir que existan tareas consideradas como urgentes por otros pero no por ti. De todos modos lo ideal es establecer un término medio entre lo importante y lo urgente.
¿Ya podemos empezar a gestionar nuestro tiempo?
Una vez diseñada nuestra relación de proyectos activos y nuestra lista diaria de tareas para hacer, sólo necesitaremos unos minutos para revisar lo que tendremos que hacer cada día y en cada momento. La revisión más frecuente es la del calendario diario, es decir, la del dietario semanal con los siete días de la semana y eso nos dará una idea de lo que tenemos que hacer.
Una vez hayamos revisado todas las obligaciones, clasificadas por hora y por día, y tengamos a mano todo lo necesario para cada una de ellas (es decir, informes, datos, presupuestos, etc.) vale la pena dedicarle unos momentos a leer cada una de las tareas. En ese sentido, al inicio de cada jornada, echémosle un vistazo rápido al calendario semanal y luego al día cuestión. Después leamos la primera tarea y después la siguientes, aunque no vayamos a hacerla en ese momento, para hacernos una idea sobre lo que tendremos que hacer cuando terminemos la primera.
Sigamos este proceso a lo largo de toda la jornada. A medida que vayamos ganando experiencia nos daremos cuenta que cada vez necesitaremos menos frecuencia nuestro dietario semanal porque conoceremos al detalle cada uno de nuestros proyectos activos. Y lo mismo ocurrirá con la lista de tareas diarias.
El teléfono. ¿Lo descuelgo o no?
Aunque ahora mucho menos gracias al correo electrónico, cualquier ejecutivo se pasa una buena parte de su jornada con el auricular pegado a su oreja o, gracias a las nuevas herramientas como SKYPE, con los auriculares.
Todos hemos maldecido al teléfono. Hay quien opta por dejarlo descolgado, por no contestar pero, hoy en día, esto puede llevar a que toda clase de alarmas salten en el propio teléfono, en la centralita, que te dejen el mensaje, etc. Podemos optar, si tenemos esa posibilidad, por desviar la llamada a una secretaria o a otra extensión pero tarde o temprano nos llegará el mensaje de un modo u otro.
Una opción es contestar siempre. Si estamos ocupados siempre podemos informar de tal cosa a nuestro interlocutor. Este, si tiene sentido común, entenderá que estamos ocupados, nos dirá brevemente lo que tenga que decirnos o nos llamará más tarde pero no nos hará perder el tiempo. Otros aprovecharán nuestra buena predisposición para, a pesar de todo, intentar hacernos perder el tiempo. De estos últimos hay que huir. Nuestro tiempo es demasiado precioso para perderlo con ellos. Debemos ser educados pero firmes y cortar por lo sano a estos “pesados”.
Lo recomendable es usar el teléfono para una conversación prevista con antelación y que requiera mucho diálogo por ambas partes y mucho volumen de información que, por otro medio como el correo electrónico podría ser muy denso. También para algo que necesitemos en un momento puntual, como verificar un dato, anular una cita, etc.
Unas últimas recomendaciones para sacar el máximo provecho a las llamadas telefónicas, y que también podrían extrapolarse a los correos electrónicos serían:
• Antes de hablar conviene tener claros los puntos y temas a tratar, bien estructurados para poder seguir un orden.
• Si es posible, vale la pena esperar a tener varios temas que tratar para despacharlos en una sola llamada.
• Conviene ser dinámico, evitando pausas largas y expresiones tipo “eeeee, esteee”.
• Intentemos fijar un tiempo para cada llama, evitando tocar temas superfluos.
Que hacer frente a los imprevistos
No importa lo planificado que lo tengamos todo. Siempre habrá imprevistos. Cualquier imprevisto que lleve menos tiempo hacerlo que anotarlo en la lista de tareas vale más hacerlo, aunque nos interrumpa. Y si es al contrario, lo conveniente es anotarlo en la lista de tareas o en la de proyectos, asignándole la fecha de finalización que corresponda, si no tiene ya una.
Existen también las llamadas “autointerrupciones”. Dentro de estas podemos considerar, entre otras: llamadas personales, excesivo tiempo en el café o en la comida, charlas con los compañeros, etc.
Algunos de las soluciones pueden ser estas:
• Si es posible, mejor despachar por teléfono alguna de nuestras citas.
• Si alguien necesita nuestra ayuda, estemos seguros de ser nosotros la persona adecuada. De serlo que quien tenga que vernos venga con las preguntas y/o las respuestas y/o propuestas preparadas.
• A quienes te interrumpen, podemos plantearles la posibilidad de vernos en otro momento en el que estemos menos ocupados.
• A quienes se retrasen a una cita podemos decirles que tenemos menos tiempo o que podemos reprogramar la cita para otra mejor ocasión pero, si es posible, no modifiquemos nuestra programación.
• Cuando el tiempo previsto para una entrevista se haya agotado, con educación por supuesto, hay que saber dar por concluida la cita y acompañar a nuestro interlocutor a la puerta.
• En el caso de compañeros de trabajo e incluso de personal a tu cargo, mejor si les hacemos saber cuando no debemos ser molestados, salvo que sea necesario y cuando estás disponible.
Correo electónico.
Toda una pesadilla. En muchas ocasiones por culpa nuestra y en muchas por culpa de los demás.
Algunos consejos para hacerlo más llevadero.
• Al iniciar la jornada revisar la bandeja de entrada para ver si hay algún correo urgente, algún cambio de cita, etc.
• Aprovechemos y eliminemos el spam que hay conseguido burlar nuestros filtros.
• Los no urgentes o no importantes metámoslos en una carpeta llamada, por ejemplo “pendientes de contestar no urgentes”.
• En bandeja de entrada dejamos los que sean urgentes e importantes y los vamos contestando.
• Aprovechemos los tiempos muertos o entre tareas para contestar cualquier importante o urgente que haya entrado y los de la bandeja de “pendientes de contestar no urgentes”
• Para asuntos nuevos, si mandamos correo, pongamos asunto nuevo en el correo y no usemos un correo anterior para copiar la dirección de correo de la persona a la que se lo mandamos. Si no lo hacemos así crearemos y nos crearan confusión.
• Las preguntas y los temas que tratemos deben ser todo lo concisos posibles, sin florituras en exceso que sólo servirán para confundir al receptor.
• No abramos nuevos temas en un correo o en una cadena sin haber cerrado los anteriores pues, una vez más, pueden causar confusión.
• Siempre que sea posible evitar programar el correo con acuse de recibo, pues puede dar la impresión de falta de respeto o de confianza, máximo cuando se trata de compañeros de nuestra misma organización.
• No es necesario contestar un “ok. Conforme” o similar a cuanto correo nos pasen con copia. Incluso aunque seamos el único destinatario. Con ello conseguiremos no bombardear de correo innecesario y que nosotros no seamos bombardeados. Puede servir que nosotros indiquemos en nuestro correo que no se nos mande contestación.
• Siempre que un tema pueda ser resuelto por teléfono o programas como SKYPE, hagámoslo y nos evitaremos unos cuantos correos diarios.
Cómo no perder el tiempo buscando en Internet.
No solemos usar las opciones de “búsqueda avanzada”. El hacerlo ahorra mucho, mucho tiempo.
¿Conviene convocar una reunión?
Somos muy dados a reunirnos para cualquier cosa y para perder el tiempo en cuestiones que nada o poco tienen que ver con el objetivo de la reunión.
Las reuniones salen muy caras y cuando se pierde el tiempo más aún si cabe. Por eso, antes de convocar una reunión, vale la pena invertir unos minutos y considerar, entre otros, los siguientes puntos:
• Si el tiempo que se va a invertir en la reunión vale lo mismo que el rendimiento que se va a obtener de ella.
• A quienes es necesario convocar.
• Si será necesaria la opinión de todos los que se piensa convocar para los resultados que se esperan de la reunión.
• Si hay otros medios, más rápidos y baratos, para obtener los mismos resultados que con la reunión.
• Si es posible enviar por correo las propuestas de la reunión a los asistentes y que nos contesten en una fecha prevista por escrito.
• Si se pueden resolver por teléfono.
• Si se puede tratar de forma individual con cada uno de los asistentes.
• Es necesario establecer un orden del día para, entre otras cosas, que la gente tenga claro de que se va a hablar y para evitar perder el tiempo en otras cosas.
• Hay que fijar un tiempo máximo para la reunión y parciales para cada uno de los temas que se prevea tratar. Y cumplirlos, por supuesto.
• La puntualidad debe ser sagrada. No llegar a la hora prevista es una falta de respeto hacia todos los demás asistentes.
• Todos los asistentes deben preparase los temas y participar activamente en la reunión para que sea lo más productiva posible.
• Conviene levantar acta de la reunión, incluyendo las decisiones tomadas y las propuestas y esta debe entregarse a cada uno de los asistentes.
Es necesario evitar siempre que sea posible las reuniones imprevistas pues rompen el esquema planificado por completo. Una reunión no programada, repentina, sin un orden de los temas a tratar, acabará probablemente convirtiéndose en una tertulia en donde no se llegará prácticamente a ninguna conclusión definitiva. Es mucho más efectivo, incluso ante un hecho imprevisto, programar una reunión para, por ejemplo, por la tarde dando tiempo a los asistentes a preparársela.
Como sincronizar nuestras tareas con las del equipo.
Organizarse uno mismo no es tarea fácil. Sincronizar nuestro trabajo y tiempo con el de otros lo es mucho menos.
En el caso de tareas compartidas conviene destacar en nuestra lista de objetivos las que sean compartidas. En ellas especificaremos de que personas dependen. Una vez más Outlook y otros programas similares están perfectamente preparados para llevar a cabo esto.
Una vez determinada de quien depende, debemos ponernos de acuerdo con ellos sobre de que tareas se ocupa cada uno para alcanzar el objetivo así como del plazo de tiempo que tiene para ello. Se deberán establecer plazos intermedios, para dar seguimiento y comprobar que las tareas se estén realizando correctamente.
Con el software disponible, se puede compartir incluso una agenda a la que todos tengan acceso así como multitud de funciones más.
Algunos links de interés:
Sólo me queda dar las gracias a la revista Emprendores, por tantas cosas aprendidas gracias a ella, y al artículo de Javier Escudero por su interés.
Espero que el tema merezca vuestro interés y nos hagáis llegar vuestros comentarios y sugerencias.
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